Datum van laatste revisie: 28/07/2023
1. Inleiding
2. Toepassingsgebied: op wie is dit Privacybeleid van toepassing en wat dekt het?
3. Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
4. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we?
5.Voor welke doeleinden en onder welke voorwaarden worden uw gegevens verwerkt?
6. Aan wie kunnen we uw persoonsgegevens doorgeven?
7. Hoe worden uw persoonsgegevens beschermd?
8. Waar worden uw persoonsgegevens opgeslagen?
9. Wat zijn uw rechten?
10. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
11. Wijzigingen aan dit Privacybeleid
12. Websites van derden
13. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
De Poppy website (https://poppy.be) (de "Website") en de mobiele Poppy applicatie (de "Applicatie") zijn eigendom van en worden beheerd door Poppy Mobility NV (“Poppy” of “wij”), een milieuvriendelijke vennootschap voor het delen van voertuigen, gevestigd te Sanderusstraat 25, 2018 Antwerpen, ingeschreven in het rechtspersonenregister van Antwerpen onder het nummer 0681.505.370.
Poppy verwerkt uw persoonsgegevens als verwerkingsverantwoordelijke, aangezien wij het doel van en de middelen voor de verwerkingsactiviteiten bepalen.
Bij Poppy doen we ons uiterste best om de persoonlijke gegevens die aan ons zijn toevertrouwd op een conforme en transparante manier te beschermen en te verwerken, meer in het bijzonder in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, in het bijzonder met de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 van 27 April 2016 ("AVG") en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens ("Privacywet").
Dit beleid (“Privacybeleid”) is van toepassing op alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken (de "Betrokkenen" of "u"), zoals klanten, bezoekers van de Website en gebruikers van Applicatie.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee Poppy u als natuurlijke persoon kan identificeren. Met dit Privacybeleid willen wij u informeren over hoe en waarom wij als verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens verwerken wanneer wij onze activiteiten uitvoeren of wanneer u deze Website bezoekt, de Applicatie gebruikt of een voertuig bestuurt, aan wie wij deze informatie doorgeven, wat uw rechten zijn en met wie u contact kunt opnemen voor meer informatie.
Wij verkrijgen persoonsgegevens rechtstreeks van u wanneer u zich registreert op de Website of Applicatie en de velden invult die om persoonsgegevens vragen, waardoor deze gegevens onmiddellijk beschikbaar worden voor Poppy.
Wij kunnen uw persoonsgegevens ook verkrijgen door uw gebruik van onze diensten, onze Website of onze Applicatie of wanneer u contact opneemt met onze klantenservice.
Tot slot worden sommige persoonsgegevens ontvangen van externe bronnen, zoals gegevens over verkeersovertredingen die door de politie worden verstrekt, gegevens over parkeerboetes die worden verstrekt door stadsdiensten die verantwoordelijk zijn voor het innen van parkeergeld of gegevens over uitsluitingen van verzekeringen die door verzekeringsmaatschappijen worden verstrekt.
De persoonsgegevens die wij verzamelen kunnen de volgende categorieën gegevens bevatten:
Identificatie- en contactgegevens
Wanneer u besluit om u aan te melden voor onze diensten en een account aan te maken, wanneer u met ons samenwerkt, wanneer u online een van onze pakketten of cadeaubonnen koopt, wanneer u onze Applicatie of Website gebruikt, wanneer u ons een e-mail stuurt of met onze klantenservice communiceert, verstrekt u ons bepaalde individueel identificeerbare informatie die wij verzamelen en verwerken. Dergelijke persoonlijke informatie omvat uw familienaam, voornaam, geslacht, taal, geboortedatum en -plaats, fysiek adres, e-mailadres, telefoonnummer, IP-adres, bedrijfsgegevens, factuurgegevens, rijbewijsnummer en foto daarvan, bankrekeningnummer of andere betalingsgegevens zoals creditcardnummer of nummers van andere betalingsmethoden, en de vervaldatum van de kaart.
Professionele gegevens
Wanneer u solliciteert voor een baan bij Poppy, verzamelen we persoonlijke en professionele gegevens zoals uw cv, werkstatus, opleiding, training, diploma's, prijzen, motivatiebrief, hobby's, interesses, financiële situatie, specialisatiegebied, professionele vaardigheden, enz.
Gegevens selfie-foto's
We verwerken de gegevens van uw selfie-foto's en gebruiken een gezichtsherkenningstechnologie (of "3D-liveness") als optioneel onderdeel van ons proces voor het aanmaken van een account of identiteitscontrole. Deze technologie houdt een verwerking van biometrische gegevens in om ons te helpen uw identiteit te verifiëren en de toegang tot uw account te beveiligen.
De verwerking wordt georganiseerd om het gebruik van de selfie-foto's te beperken tot wat strikt noodzakelijk is voor een rijbewijscontrole en is onderworpen aan uw voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming. De opslag van dergelijke gegevens is onderworpen aan strikte veiligheidsmaatregelen en de toegang ertoe is beperkt tot een beperkt aantal medewerkers van Poppy die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
De verwerking van de selfie-foto's gegevens wordt uitsluitend gebruikt om fraude, identiteitsdiefstal en het rijden door onbevoegden tegen te gaan.
Gebruiksgegevens van onze voertuigen
Wanneer u besluit om een van onze voertuigen te gebruiken, verstrekt u ons bepaalde informatie over de toestand en het gebruik ervan. We verzamelen en verwerken deze informatie, die onder andere kan bestaan uit, doch niet beperkt is tot, het type voertuig dat u gebruikt, de kilometerstand van het voertuig, de brandstofmeter, de duur van uw boeking en de afstand die u met het voertuig hebt gereden. Deze gegevens zijn persoonsgegevens omdat we de gebruiker kunnen identificeren die de auto bestuurde op het moment dat de gegevens werden gegenereerd.
Wat onze deelauto's of -busjes betreft, heeft Poppy ook een beveiligingssysteem geïmplementeerd dat een gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking vormt. Dit systeem informeert de medewerkers van Poppy wanneer uit risicoindicatoren aangeven blijkt dat een van onze voertuigen gevaarlijk wordt gebruikt, wat risico's met zich meebrengt voor de bestuurder, maar ook voor de andere gebruikers van de openbare weg. Op basis van deze informatie en volgens interne richtlijnen die door Poppy zijn gedefinieerd, kan Poppy besluiten om de 'Safety Mode ' van het voertuig te activeren. Zodra de 'Safety Mode' is geactiveerd, wordt voorkomen dat de gebruiker de motor opnieuw start nadat deze is gestopt op de parkeerpositie. Deze "Safety Mode" wordt alleen geactiveerd na verschillende waarschuwingen aan de gebruiker, herhaalde detectie van risicoindicatoren en na menselijke controle door een medewerker van Poppy (reviewer).
Risicogerelateerde verklaringen
Voordat u gebruik kunt maken van onze deelauto's of -busjes, stelt Poppy u een aantal vragen zodat de verzekeringsmaatschappij het risico kan beoordelen dat door de verzekeringspolis wordt gedekt (bijv. "is uw rijbewijs in het verleden al ingetrokken?"). Dit zijn gerechtelijke gegevens. Deze gegevens worden door Poppy verzameld om te voldoen aan haar wettelijke verplichting in het kader van het Koninklijk Besluit van 16 april 2018 tot vaststelling van de voorwaarden van de verzekeringsovereenkomsten tot dekking van de verplichte aansprakelijkheid inzake motorrijtuigen. Daarnaast is het verzamelen van deze gegevens noodzakelijk voor de uitvoering door Poppy van de verzekeringsovereenkomst die is afgesloten met de verzekeringsmaatschappij die haar voertuigen dekt. Deze gegevens worden veilig opgeslagen en de toegang ertoe is beperkt tot een beperkt aantal medewerkers van Poppy die ze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
Locatiegegevens
Wanneer u besluit om onze Applicatie op een mobiel apparaat te gebruiken, kunt u al dan niet gebruik maken van de geolocatie-opties die bij de mobiele telefoon worden geleverd (het is mogelijk om de geolocatie-optie van uw mobiele telefoon op elk gewenst moment in uw parameters uit te schakelen). Wanneer u echter besluit om een van onze voertuigen te reserveren, moet u deze optie activeren zodat we u kunnen lokaliseren ten opzichte van het voertuig, omdat u binnen een bepaalde afstand van het voertuig moet zijn om het veilig te kunnen ontgrendelen. We zullen u alleen lokaliseren als de Applicatie geopend is. We verzamelen ook de kilometerstand van de auto voor en na gebruik om de prijs van uw reis te berekenen en we gebruiken de locatiegegevens van de auto om te verifiëren dat deze zich in een zone bevindt waar deze kan worden vergrendeld, om ervoor te zorgen dat de toepasselijke openbare parkeerbeperkingen worden nageleefd en om de locatie van de auto te kennen zodra de boeking is voltooid, zodat we weten waar onze auto's zich bevinden en we kunnen melden dat de auto's beschikbaar zijn voor andere gebruikers. Steden die Poppy toestaan om haar activiteiten uit te voeren, verzoeken ook om geanonimiseerde ritgegevens om mobiliteitsstatistieken te verzamelen die gebruikt kunnen worden voor het definiëren van hun verdere regelgevende maatregelen met betrekking tot mobiliteit.
Poppy (of haar verwerkers) verzamelt, gebruikt en verwerkt uw gegevens in overeenstemming met de AVG en de Belgische Privacywet op de manier zoals beschreven in dit Privacybeleid.
A. Om onze website te bezoeken
U kunt onze website bezoeken en meer te weten komen over onze diensten zonder dat u ons persoonlijke gegevens moet verstrekken.
Het gebruik van bepaalde cookies is echter noodzakelijk om onze website te kunnen bekijken. Meer informatie hierover vindt u in ons Cookiebeleid.
B. Om met u te communiceren
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatie- en contactgegevens.
Doel: Wij verwerken deze gegevens wanneer u contact met ons opneemt via het chatsysteem op onze website, per e-mail of op een andere manier, om met u te communiceren en uw vragen te beantwoorden.
Rechtsgrond: De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om uw vragen te beantwoorden en de gevraagde dienst te leveren. Deze gegevens zijn daarom essentieel voor de uitvoering van ons contract of precontractuele maatregelen. Zonder deze gegevens kunnen we onze missie niet uitvoeren.
Bewaartermijn: Uw gegevens worden één jaar bewaard vanaf het laatste contact als deze interacties niet hebben geleid tot een contract/creatie van een account op de applicatie.
Ontvangers: De gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze dienstverleners voor ticketing en e-mailing.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
C. Om toegang te bieden tot onze service en een account aanmaken op onze Applicatie
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatie, contactgegevens, taal, geboortedatum, bankgegevens, inloggegevens, eenmalig wachtwoord ontvangen via SMS, IP-adres, apparaattype en versie besturingssysteem.
Na registratie verwerkt Poppy uw gegevens, zoals identificatiegegevens, contactgegevens en locatiegegevens, om u in staat te stellen een voertuig te vergrendelen/ontgrendelen, om de kosten te berekenen van de diensten die Poppy aan u levert, om voertuigen-reserveringen te verwerken en om het gebruik van onze voertuigen via onze Applicatie mogelijk te maken.
Doel: Het aanmaken van een account op onze Applicatie stelt u in staat toegang te krijgen tot en te profiteren van onze autoverhuurdiensten.
Rechtsgrondslag: De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het leveren van de gevraagde dienst. Deze gegevens zijn daarom essentieel voor de uitvoering van ons contract. Zonder deze gegevens kunnen wij onze missie niet uitvoeren.
Bewaartermijn: Uw gegevens worden 10 jaar bewaard vanaf de laatste verbinding met onze Applicatie, voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden en ook voor aansprakelijkheidsredenen.
Ontvangers: Gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze hostingprovider, provider van klantenrelatiebeheerprogramma's, betalingsverwerkingsoplossing, ticketingprovider of e-mailingprovider.
In het geval dat u betrokken bent bij of het slachtoffer bent van een verkeersongeval of overtreding terwijl u een Poppy-auto gebruikt, wordt alle informatie die door onze verzekeringspartner(s) wordt opgevraagd om een eventuele claim af te handelen met hen gedeeld.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
D. Om naleving van de wettelijke vereisten voor toegang tot de dienst te garanderen
D.1. Om er zeker van te zijn dat u de leeftijd heeft om gebruik te maken van onze diensten en indien nodig in het bezit bent van een rijbewijs
Categorieën van persoonsgegevens: wij verwerken uw identificatie- en contactgegevens, taal, uw geboortedatum en/of een foto van uw rijbewijs.
Doel: Als u gebruik wilt maken van onze eScooters of eBikes dienst, moet u 16 jaar oud zijn.
Als u gebruik wilt maken van onze autoverhuurservice type B, moet u in het bezit zijn van een geldig rijbewijs.
Wij verwerken uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat u voldoet aan de wettelijke voorwaarden die van toepassing zijn op de dienst waarvan u gebruik maakt.
Rechtsgrond: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Poppy is onderworpen.
Artikel 4 van de wet van 15 mei 2022 tot wijziging van het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg, wat de reglementering van voortbewegingstoestellen betreft, bepaalt dat de gebruiker van een eScooter 16 jaar oud moet zijn.
Artikel 18, 2° van het Koninklijk Besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs bepaalt dat de minimumleeftijd voor een rijbewijs 18 jaar is voor categorieën A1, B, B+E, C1 en C1+E.
Artikel 21 van de wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer bepaalt dat niemand een (motorvoertuig) op de openbare weg mag besturen tenzij hij of zij in het bezit is van een rijbewijs. Bovendien bestraft artikel 32 van dezelfde wet iedereen die wetens een motorvoertuig toevertrouwt aan een persoon zonder rijbewijs met een boete die kan oplopen tot 1000 euro.
De exploitatievergunningen die zijn verleend door de steden waarin Poppy actief is, verplichten Poppy ook om toe te zien op de naleving van de voorwaarden voor toegang tot diensten.
De verwerking is ook noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst, aangezien Poppy ook voor het rijden op zijn eBikes een minimumleeftijd van 16 jaar voorschrijft.
Bovendien wordt de verhuur van eScooters en eBikes via dezelfde accounts aangeboden. Dit betekent dat Poppy de leeftijd moet controleren van alle gebruikers die een eScooter of eBike willen huren, aangezien hetzelfde account toegang geeft tot beide diensten.
Bewaartermijn: Uw gegevens worden 10 jaar bewaard vanaf uw laatste verbinding met onze Applicatie, voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden en ook voor aansprakelijkheidsredenen.
Ontvangers: Gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze hostinginfrastructuur en onze serviceprovider voor de identificatie en validatie van rijbewijzen.
Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan onze verzekeringsmaatschappij voor audits en nalevingscontroles door de verzekeringsmaatschappij.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder in geval van een geschil.
D.2. Om uw identiteit te verifiëren (als houder van een rijbewijs, indien van toepassing)
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatie- en contactgegevens, maar ook een foto van uw rijbewijs en selfie foto’s van uzelf om uw identiteit te verifiëren. Voor dat doel verwerken we mogelijk biometrische gegevens (selfie-foto’s), afhankelijk van uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming, om de identiteit te verifiëren van elke natuurlijke persoon die gebruik wil maken van onze diensten waarvoor een geldig rijbewijs vereist is.
Doel: Als u gebruik wilt maken van onze autoverhuurservice type B, verwerken we uw gegevens om te verifiëren dat u in het bezit bent van een rijbewijs. Deze verificatie kan op verschillende manieren worden uitgevoerd.
Rechtsgrond: De verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw uitdrukkelijke toestemming (art. 6, §1, a) en 9, §§ 1 en 2, a) van de AVG).
Bij het aanmaken van een account en alleen als u expliciet toestemming geeft voor deze specifieke verwerking, wordt u gevraagd om een foto van uw rijbewijs en een aantal selfiefoto's van uzelf te maken voor wat een "3D liveness check" wordt genoemd. Een geautomatiseerd verwerkingssysteem wordt vervolgens gebruikt om het rijbewijs en de selfiefoto's te matchen om er zeker van te zijn dat ze aan dezelfde persoon toebehoren.
In geval van twijfel over de identiteit van de persoon die een bepaald account gebruikt, kan de persoon die een bepaald account gebruikt ook om een nieuwe "3D liveness check" worden gevraagd voordat hij of zij gebruik kan maken van de diensten van Poppy (bijv. het besturen van een voertuig waarvoor een rijbewijs nodig is) om er zeker van te zijn dat het inderdaad de persoon is die het account heeft geregistreerd en die het account nu wil gebruiken.
Als deze geautomatiseerde verwerking mislukt of niet voldoende zekerheid biedt, wordt er een controle uitgevoerd door een medewerker van Poppy.
Als u geen toestemming geeft voor de geautomatiseerde verwerking van het vergelijken van uw selfie-fotogegevens met de foto van uw rijbewijs, wordt u een alternatieve oplossing van handmatige identificatie aangeboden, zonder servicebeperking of extra kosten. We zullen u verzoek dan per e-mail opvolgen en contact met u opnemen. In dit geval worden de foto van uw rijbewijs evenals een foto van u waarop u uw rijbewijs vasthoudt gecontroleerd door een van de medewerkers van Poppy. Deze medewerker controleert of de persoon op de rijbewijsfoto en de persoon op de selfie-foto’s dezelfde zijn. Als dat het geval is, wordt uw identiteit als bevestigd beschouwd en wordt uw account gevalideerd.
Je kunt er ook voor kiezen om geen biometrische gegevens of foto's naar Poppy te sturen. In dat geval hebt u nog steeds het alternatief om u in te schrijven voor onze eScooter- en eBike-diensten.
Als u expliciet toestemming hebt gegeven voor de verwerking van uw biometrische gegevens of als u ermee hebt ingestemd ons uw foto te sturen voor handmatige identiteitscontrole, kunt u deze toestemming te allen tijde direct intrekken door een e-mail te sturen naar privacy@poppy.be.
Bewaartermijn: In alle gevallen worden de selfie-foto's één jaar bewaard na de verificatie van uw identiteit. Als de selfie-foto's worden verwijderd en een nieuwe identiteitscontrole nodig is, worden nieuwe selfie-foto's opgevraagd en vergeleken met het rijbewijs.
Ontvangers: Gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze hostingprovider en onze serviceprovider voor de identificatie en validatie van rijbewijzen,
Voor selfie picture gegevens werken we samen met Sumsub, onze onderaannemer voor deze gegevensverwerkingsactiviteit. Sumsub is een bedrijf dat een alles-in-één technisch en juridisch platform biedt voor identiteitsverificatie en naleving. Het platform van Sumsub stelt ons in staat om het proces van identiteitsverificatie van onze klanten te stroomlijnen, ervoor te zorgen dat we voldoen aan verschillende voorschriften en helpt ons om frauduleuze activiteiten te voorkomen. Sumsub maakt gebruik van een combinatie van machine learning en menselijke expertise om documenten en biometrische gegevens van klanten te analyseren en zo een veilige en efficiënte methode voor identiteitsverificatie te bieden. De verwerking is georganiseerd om het gebruik van de selfiegegevens te minimaliseren tot wat strikt noodzakelijk is voor de rijbewijscontrole. De opslag van dergelijke gegevens is onderworpen aan strikte veiligheidsmaatregelen en de toegang is beperkt tot een beperkt aantal medewerkers van Poppy die deze gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun taken.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
E. Om het gebruik van de service door ongewenste gebruikers voorkomen
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatie- en contactgegevens om te voorkomen dat een account wordt aangemaakt door een ongewenste gebruiker.
Doel: We verwerken uw gegevens om te controleren of u onze algemene voorwaarden naleeft (d.w.z. het contract dat bestaat tussen u en Poppy), met name over de verschillende verbodsbepalingen voor het gebruik van onze voertuigen die van kracht zijn.
Poppy kan inderdaad een voormalige gebruiker verbieden om haar voertuigen te huren of een nieuw account op de Applicatie aan te maken nadat zijn of haar voormalige account door Poppy is beëindigd om een van de volgende redenen: betalingsincidenten; verkeersongevallen; herhaaldelijke schade of onbeleefdheden jegens onze medewerkers; frauduleus gebruik van de service; gebruik van onze voertuigen in strijd met de algemene huurvoorwaarden.
Rechtsgrond: De verwerking van deze gegevens is gebaseerd op het legitieme belang van Poppy om frauduleus gebruik van onze service te voorkomen, onze eigen rechten, medewerkers en onze vloot te beschermen zodat we onze service kunnen blijven aanbieden aan gebruikers die zich aan de regels houden.
Uw belangen en fundamentele rechten gaan niet boven onze legitieme belangen. U kunt echter altijd gebruik maken van uw recht om bezwaar te maken (cfr. punt 9 hieronder van dit Privacybeleid), op elk moment en kosteloos, als u van mening bent dat uw rechten zwaarder wegen dan onze legitieme belangen.
Bewaartermijn: Uw gegevens worden bewaard zolang u de toegang tot de diensten van Poppy verliest, d.w.z.:
· 8 maanden in geval van risicoindicatoren dat de Safety Mode niet activeert;
· 1 jaar in geval van risicoindicatoren en dat de drempel van de Safety Mode activeert;
· 3 jaar in geval van een ongeval met schuld;
· 5 jaar in geval van een totaal verlies door schuld of in geval van fraude.
In geval van een geschil worden deze gegevens bewaard tot het einde van het geschil.
In ieder geval worden de selfie-foto's 1 jaar bewaard nadat uw identiteit is geverifieerd. Als de selfie-foto's worden verwijderd en identiteitsverificatie vereist is, wordt de nieuwe selfie vergeleken met het rijbewijs.
Ontvangers: De gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die worden genoemd in punt 6 hieronder, waaronder onze hostingprovider, e-mailprovider, ticketingprovider, provider van klantenrelatiebeheerprogramma's, provider van identificatie- en validatiediensten voor rijbewijzen.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
F. Om te voldoen aan de vereisten van wettelijk verplichte verzekering
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatie- en contactgegevens, foto van uw rijbewijs en uw risicogerelateerde verklaringen over intrekking van het rijbewijs of veroordeling voor gevaarlijk rijgedrag bij het aanmaken van een account, wat juridische gegevens zijn.
Onze verzekering vereist informatie zoals een kopie van uw rijbewijs en informatie over mogelijke intrekking van een dergelijk rijbewijs in het verleden (gerechtelijke gegevens).
Deze gegevens worden verzameld om u te voorzien van een verzekeringsdekking, zoals wettelijk verplicht, wanneer u de voertuigen van Poppy bestuurt zoals vereist door de wet en de voorwaarden van het verzekeringscontract.
Doel: Het doel van de verwerking is voor Poppy om een verzekering te kunnen afsluiten voor haar gehele wagenpark, wat een wettelijke verplichting is en tevens een contractuele verplichting die door haar verzekeringsmaatschappij aan Poppy wordt opgelegd.
Rechtsgrond: De verwerking van het rijbewijs is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan Poppy is onderworpen. De wet van 21 november 1968 vereist namelijk dat alle voertuigen verzekerd zijn. Als eigenaar is Poppy verplicht om haar auto's te verzekeren. De verzekeringsmaatschappijen hebben deze informatie nodig om de persoonlijke aansprakelijkheid van de bestuurder van het voertuig van Poppy te dekken, zoals wettelijk verplicht is.
Artikel 1.1 van het verzekeringscontract tussen Poppy en AXA (“verzekeringscontract voor Wagenpark n°75530”) stelt als voorwaarde voor verzekeringsdekking dat de verzekeringnemer een gemachtigde bestuurder alleen accepteert na een kopie van het geldige Europese rijbewijs type B van de "gemachtigde bestuurder" te hebben verkregen.
Poppy moet deze informatie dus verzamelen en doorgeven aan de verzekeringsmaatschappij die de auto verzekert, om te voldoen aan de wet op de verplichte autoverzekering.
Poppy is ook wettelijk verplicht om informatie te verzamelen om het risico te beoordelen dat door de verzekeringspolis wordt gedekt (bijv. "is uw rijbewijs in het verleden al ingetrokken?"). Dit zijn gerechtelijke gegevens. Deze gegevens worden door Poppy verzameld om te voldoen aan haar wettelijke verplichting onder het Koninklijk Besluit van 16 April 2018 tot vaststelling van de voorwaarden van de verzekeringsovereenkomsten tot dekking van de verplichte aansprakelijkheid inzake motorrijtuigen. Bovendien is het verzamelen van deze gegevens noodzakelijk voor de uitvoering door Poppy van het verzekeringscontract dat is afgesloten met de verzekeringsmaatschappij die haar voertuigen dekt. Artikel 1.1 van het contract verplicht Poppy om deze vragen te stellen.
Bewaartermijn: Uw gegevens worden 10 jaar bewaard vanaf uw laatste verbinding met onze Applicatie, voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden en ook voor aansprakelijkheidsredenen.
Ontvangers: Gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze hostinginfrastructuur, e-mailing service provider en ticketingprovider.
Gegevens kunnen ook worden gedeeld met de verzekeringsmaatschappij voor risicobeoordeling en audit-/controledoeleinden.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
G. Om onze contractuele relatie beheren
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatie- en contactgegevens, maar ook uw facturatie- en locatiegegevens.
Doel: Uw gegevens worden gebruikt voor facturering en opvraagdoeleinden, of om u op de hoogte te stellen van wijzigingen in het contract of het huidige gegevensbeschermingsbeleid (inclusief nieuwe doeleinden).
Rechtsgrond: De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor het leveren van de gevraagde dienst. Deze gegevens zijn daarom essentieel voor de uitvoering van ons contract. Zonder deze gegevens kunnen wij onze missie niet uitvoeren.
Bewaartermijn: Uw gegevens worden 10 jaar bewaard vanaf uw laatste verbinding met onze Applicatie, voor fiscale en boekhoudkundige doeleinden en ook voor aansprakelijkheidsredenen.
Ontvangers: De gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze hostingprovider, provider van klantrelatiebeheerprogramma's, betalingsverwerkingsoplossing, provider van e-maildiensten, ticketingprovider, boekhoudoplossing en incasso-oplossing.
De gegevens worden doorgegeven aan de belastingdienst en aan onze accountant. Ze kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder in geval van een geschil.
H. Om onze diensten te promoten
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw contactgegevens (e-mailadres) en gegevens met betrekking tot het gebruik van onze Applicatie en/of Website.
Doel: We verwerken deze gegevens om u op de hoogte te houden van de diensten van Poppy en om u op de hoogte te houden van onze functies, diensten en nieuws. Rechtsgrond: De verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van de verspreiding van onze nieuwsbrief en onze marketingactiviteiten is gebaseerd op onze legitieme belangen (en deels, zo menen wij, op de belangen van de gebruiker). De gebruiker kan zo op de hoogte blijven van aankomende evenementen, producten en diensten van Poppy en van de verbeteringen die we doorvoeren.
Bewaartermijn: We bewaren uw contactgegevens voor dit doel totdat u ons vraagt ermee te stoppen, maar niet langer dan vijf (5) jaar na de laatste interactie met Poppy.
U kunt ons te allen tijde laten weten dat u geen advertenties of nieuwsbrief meer wilt ontvangen. Stuur ons gewoon een e-mail naar privacy@poppy.be of klik op de afmeldlink onderaan elke elektronische communicatie die we u voor dit doel sturen.
Ontvangers: Gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze hostingprovider, provider van klantrelatiebeheerprogramma's, e-mailingserviceprovider, analyseoplossingen en de makers van feedbackformulieren.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
I. U in staat stellen uw rechten uit te oefenen
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw familienaam, voornaam, verzoek, bewijs van actie die Poppy heeft ondernomen naar aanleiding van het verzoek.
Doeleinden: Wanneer u de rechten uitoefent die de AVG u toekent en die in dit gegevensbeschermingsbeleid worden beschreven (recht op toegang, rectificatie, enz.), bewaren we de gegevens die strikt noodzakelijk zijn om te bewijzen dat we inderdaad nuttige actie hebben ondernomen.
Rechtsgrond: Het bewaren van deze gegevens komt voort uit de wettelijke verplichting opgelegd door artikel 5.2 AVG, namelijk de verantwoordingsplicht.
Bewaartermijn: Uw gegevens worden bewaard zolang wij aansprakelijk zouden kunnen zijn voor het niet voldoen aan verzoeken, dus maximaal 10 jaar na de laatste interactie met Poppy.
Ontvangers: Deze gegevens worden niet doorgegeven aan andere ontvangers dan de gegevensbeschermingsautoriteit en onze hostingprovider, e-mailingprovider en ticketingprovider.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
J. Om onze sociale netwerkaccounts te beheren
Categorieën van gegevens: We kunnen gegevens verwerken die zijn gekoppeld aan uw account, gegevens die zijn gekoppeld aan het delen van inhoud of aan uw interacties met andere mensen.
Doeleinden: De gegevens die u verstrekt wanneer u onze accounts op sociale netwerken bezoekt, worden of kunnen gezamenlijk worden verwerkt door de aanbieder van het sociale netwerk en Poppy voor de volgende doeleinden:
- het verzamelen van bepaalde gegevens met behulp van cookies ;
- het verkrijgen van statistieken over het publiek van de pagina.
Rechtsgrond: Deze gegevens worden alleen verwerkt door Poppy in het kader van zijn legitieme belang om statistieken te verkrijgen over de bezoekers van zijn pagina, om zijn pagina op de juiste manier te promoten. De door het sociale netwerk opgestelde publieksstatistieken worden alleen in geanonimiseerde vorm aan Poppy doorgegeven.
Bewaartermijn: Deze gegevens worden of kunnen worden verwerkt zolang onze accounts op het sociale netwerk bestaan en zolang u het netwerk bezoekt.
Het privacybeleid van elk sociaal netwerk kan worden gevonden door op de volgende links te klikken:
- Twitter,
- Youtube,
Ontvangers: Deze gegevens kunnen worden verwerkt door de hierboven genoemde sociale netwerken en kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die worden genoemd in punt 6 hieronder, waaronder onze hostingprovider en analytische oplossingen.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
K. Om te solliciteren bij Poppy
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatie- en contactgegevens en uw professionele gegevens.
Doel: Als u ons spontaan een sollicitatie stuurt of reageert op een werkaanbieding van Poppy, worden uw gegevens op uw verzoek verwerkt om de mogelijkheid van een contractuele relatie te beoordelen.
Rechtsgrond: De verwerking is noodzakelijk om op verzoek van de betrokkene stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract.
Bewaartermijn: De gegevens die u ons verstrekt in het kader van een sollicitatie worden binnen 6 maanden na afloop van de selectieprocedure verwijderd.
Ontvangers: De gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze wervingsdiensten en headhunters, kandidaat-sollicitatiebeheer.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
L. Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen en verzoeken van autoriteiten
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatiegegevens en gegevens met betrekking tot uw gebruik van de Poppy diensten (ritdatum en -tijd, begin- en eindpunt).
Doel: In het geval dat Poppy een verzoek ontvangt van de politiediensten of andere wetshandhavingsinstanties en wanneer dit verzoek rechtmatig is (bijvoorbeeld met betrekking tot overtredingen van de verkeerswetgeving of overtredingen begaan met onze voertuigen), worden uw persoonsgegevens gedeeld met de betrokken politiediensten of wetshandhavingsinstanties.
We kunnen uw gegevens ook verwerken om te voldoen aan de wet, om alle wettelijk verplichte papieren in te vullen in elk land/regio waar u of Poppy actief is.
Rechtsgrond: De verwerking is noodzakelijk voor Poppy om te voldoen aan een wettelijke verplichting, met inbegrip van de verplichting voorzien in artikel 67ter van de wet van 16 maart 1968 betreffende de politie over het wegverkeer.
Bewaartermijn: Wij bewaren uw gegevens zolang wij aansprakelijk kunnen worden gesteld voor het niet voldoen aan verzoeken, d.w.z. maximaal 10 jaar.
Ontvangers: Gegevens kunnen, op onze instructies, worden verwerkt door onze verwerkers die worden genoemd in punt 6 hieronder, waaronder onze hosting- en e-mailserviceprovider.
De gegevens kunnen ook worden gedeeld met de politie en andere overheidsinstanties die belast zijn met de handhaving van de regels voor het gebruik van een voertuig op de openbare weg.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
M. Risicobeheer en om veilige rijpraktijken te promoten
Categorieën van gegevens: Wij verwerken uw identificatiegegevens, maar ook gegevens over de staat van het voertuig, locatiegegevens en gegevens over de risico's geïdentificeerd tijdens jouw reis.
Doel: Wij verwerken persoonsgegevens zoals uw identificatiegegevens en de risicoindicatoren die zijn gedetecteerd tijdens uw gebruik van Poppy's voertuig om mogelijke ongelukken te voorkomen (te hoge snelheid, abrupte richtingverandering, etc.) en de implementatie van de "Safety Mode" (indien relevant). De "Safety Mode" is een gedeeltelijk geautomatiseerd beveiligingssysteem dat Poppy informeert wanneer voertuigparameters specifieke risicogeindicatoren markeren tijdens een reis. Op basis van deze informatie kan een medewerker van Poppy besluiten om de Safety Mode te activeren wat zal verder gebruik van een voertuig te blokkeren zodra het voertuig is geparkeerd en de motor is uitgeschakeld.
Rechtsgrond: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van Poppy om schade aan haar eigendommen te voorkomen, maar in de eerste plaats om de fysieke integriteit van bestuurders, passagiers en alle weggebruikers te beschermen en het aantal ongevallen te verminderen, en om te voldoen aan de verplichting om actie te ondernemen om veilig rijden door gebruikers te bevorderen (vergunningsovereenkomsten met de steden waarin Poppy actief is).
Bewaartermijn: Als de Safety Mode niet geactiveerd is, worden de gegevens met betrekking tot het rijgedrag van de gebruiker 12 maanden na het einde van de rijsessie gewist.
Hoewel, de gegevens worden bewaard zolang er een beperking op uw toegang tot de diensten van Poppy van toepassing is, d.w.z. ten minste:
- 8 maanden in geval van risicoindicatoren dat de Safety Mode niet activeerde;
- 1 jaar in geval van risicoindicatoren en dat de Safety Mode activeert;
- 3 jaar in geval van een ongeval door schuld;
- 5 jaar in geval van een totaal verlies door schuld of in geval van fraude.
In geval van een geschil worden deze gegevens bewaard tot het einde van het geschil.
Ontvangers: De gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die worden genoemd in punt 6 hieronder, waaronder onze hostingprovider, provider van klantrelatiebeheerprogramma's, e-mailprovider en ticketingprovider.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
N. Om onze diensten te verbeteren
Categorieën van gegevens: Wij verwerken gegevens met betrekking tot uw gebruik van onze Applicatie en onze Diensten, met inbegrip van statistische informatie over de locatie van gebruikers die de Applicatie hebben geopend maar geen boeking hebben afgerond.
Wanneer u besluit ons meer informatie te verstrekken in de vorm van een enquête of gebruik maakt van een van onze diensten, verstrekt u ons waardevolle gegevens. Deze gegevens worden in geaggregeerde vorm verwerkt en blijven anoniem (bijv. hoeveel reizen er door gebruikers tussen verschillende steden worden gemaakt en niet welke gebruiker deze reizen maakt). Deze verwerking helpt ons om de behoeften van onze gebruikers beter te begrijpen en onze diensten te verbeteren.
Doel: De verwerking van statistische informatie over het gebruik van onze Applicatie en diensten stelt ons in staat om onze diensten te verbeteren.
Door bijvoorbeeld de locaties te analyseren waar gebruikers de Applicatie openen maar hun bestelling niet afronden, kunnen wij achterhalen waar er mogelijk een onvervulde vraag naar voertuigen is. Dergelijke gegevens worden echter door Poppy in geanonimiseerde vorm en uitsluitend voor statistische doeleinden verkregen.
Rechtsgrond: Deze verwerking wordt gerechtvaardigd door het gerechtvaardigde belang van Poppy om de efficiëntie van haar diensten te verbeteren. De betrokkene wordt geïnformeerd over deze verwerking en kan deze verwerking weigeren.
Bewaartermijn: Statistische gegevens worden alleen in geanonimiseerde vorm opgeslagen. Er geldt geen specifieke bewaartermijn.
Ontvangers: De gegevens kunnen op onze instructies worden verwerkt door onze verwerkers die in punt 6 hieronder worden genoemd, waaronder onze hostingprovider, onze provider van analyseoplossingen en onze maker van feedbackformulieren.
De gegevens kunnen ook worden doorgegeven aan onze advocaat en/of deurwaarder, in geval van een geschil.
Uw gegevens kunnen worden verwerkt door:
- onze hostingprovider
- onze CRM-provider (Customer Relationship Management/ Klantenrelatie management)
- onze provider van boekhoudoplossingen
- onze provider van incasso-oplossing
- onze provider van identificatie en validatie van rijbewijzen
- onze provider van e-maildiensten
- dienstverlening voor klantenticketing
- onze wervingsdiensten en headhunters
- onze sollicitatiebeheer voor kandidaten
- onze aanbieder van analyseoplossingen
- onze bouwers van feedbackformulieren
Deze IT-dienstverleners verwerken de gegevens voor doeleinden die strikt noodzakelijk zijn om te voldoen aan de instructies die wij hen sturen. Zij treden in dit opzicht op als verwerker. Met het oog op een optimale bescherming van de persoonsgegevens van onze Klanten hebben we de nodige contractuele afspraken gemaakt met de voornoemde gegevensverwerkers om ervoor te zorgen dat zij de hoogste privacynormen toepassen. De gegevensverwerkers zijn in elk geval verplicht om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te waarborgen. Daarom wordt er systematisch een gegevensverwerkingsovereenkomst getekend volgens artikel 28 AVG.
Een verwerker is de natuurlijke of rechtspersoon die op verzoek en namens de verwerkingsverantwoordelijke uw persoonsgegevens verwerkt. De verwerker is verplicht om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de gegevens te waarborgen. De verwerker handelt altijd op instructie van de verwerkingsverantwoordelijke.
We kunnen uw persoonsgegevens ook doorgeven aan andere derden die deze voor hun eigen doeleinden verwerken (als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijken van Poppy, zoals:
- platforms van derden. Als u Poppy gebruikt via een platform van een derde partij (zoals Skipr), kunnen sommige van uw persoonsgegevens worden doorgegeven aan deze derde partij voor de uitvoering van het contract dat u hebt gesloten met deze derde partij;
- onze advocaten en deurwaarders, bij het verdedigen van onze rechten (in het bijzonder in het geval van een geschil);
- verzekeringsmaatschappijen die het gebruik van door Poppy ter beschikking gestelde voertuigen dekken;
- de politie en andere relevante overheidsinstanties, in het geval van een verzoek met betrekking tot mogelijke overtredingen die zijn begaan in verband met het gebruik van voertuigen die door Poppy ter beschikking zijn gesteld.
Poppy beschermt de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens. We gebruiken verschillende technologische, organisatorische, contractuele en procedurele veiligheidsmaatregelen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, wijziging of vernietiging, waaronder versleuteling en logische en fysieke toegangscontrolemaatregelen.
Uw gegevens worden voornamelijk opgeslagen op servers in de Europese Economische Ruimte.
Indien nodig kunnen uw gegevens in bepaalde omstandigheden worden overgedragen naar een land buiten de Europese Economische Ruimte. In dergelijke gevallen zullen we ervoor zorgen dat de ontvangers verplicht zijn om te voldoen aan dezelfde gegevensbeschermingsnormen als in de EU door middel van standaard contractuele clausules zoals uitgegeven door de Europese Commissie, met aanvullende beveiligingsmaatregelen waar nodig.
U hebt verschillende rechten met betrekking tot de persoonlijke gegevens die wij verwerken. In het bijzonder hebt u het recht om:
Voor meer informatie over uw rechten: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-zijn-mijn-rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar privacy@poppy.be.
Indien u meent dat Poppy niet heeft gehandeld in overeenstemming met de wetgeving betreffende de verwerking van persoonsgegevens, kunt u bovendien een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, +32 (0)2 274 48 00, : contact@apd-gba.be).
Als u vragen hebt over dit Privacybeleid, kun u contact met ons opnemen:
We kunnen dit Privacybeleid te allen tijde wijzigen. Om u op de hoogte te houden van de laatste wijziging van dit Privacybeleid, passen we de herzieningsdatum aan telkens wanneer het wordt gewijzigd. Het gewijzigde Privacybeleid treedt vanaf die datum in werking.
Raadpleeg deze pagina regelmatig om op de hoogte te blijven van wijzigingen en/of aanvullingen.
Wij zullen u ook proactief informeren over belangrijke wijzigingen in het Privacybeleid, per e-mail of via een pop-up op onze Applicatie en op onze Website.
Het Privacybeleid van Poppy is beschikbaar in verschillende talen. In het geval van inhoudelijke verschillen tussen de versies, prevaleert de Engelse versie.
Onze website bevat hyperlinks naar websites van derden en informatie daarover. Wij hebben geen controle over deze sites en zijn niet verantwoordelijk voor hun privacybeleid, die we u uitnodigen om te raadplegen.
Dit Privacybeleid wordt beheerst door en geïnterpreteerd in overeenstemming met de Belgische wetgeving die exclusief van toepassing is op alle mogelijke geschillen.
In geval van een geschil zullen de partijen trachten het geschil in der minne op te lossen. Indien het geschil niet in der minne kan worden opgelost, zullen de Belgische rechtbanken, bevoegd voor ofwel de verblijfplaats van de betrokkene of de rechtbanken van Brussel, bevoegd zijn.