Date de la dernière version : 28/07/2023
1. Introduction
2. Champ d'application : à qui s'applique la présente politique de confidentialité et que couvre-t-elle ?
3. Comment obtenons-nous les données à caractère personnel ?
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous collectons et traitons ?
5. Pour quelles finalités et dans quelles conditions vos données sont-elles traitées ?
6. A qui pouvons-nous transmettre vos données personnelles ?
7. Comment vos données personnelles sont-elles protégées ?
8. Où sont stockées vos données à caractère personnel ?
9. Quels sont vos droits ?
10. Comment nous contacter ?
11. Modifications de la présente Politique
12. Sites tiers
13. Droit applicable et tribunaux compétents
Le site web de Poppy (https://poppy.be) (le « Site Web ») et l'application mobile de Poppy (l' « Application ») sont la propriété de et sont gérés par Poppy Mobility SA (« Poppy » ou « nous »), une société de partage de véhicules respectueux de l'environnement, établie à Sanderusstraat 25, 2018, Anvers, inscrite au registre des personnes morales d’Anvers sous le numéro 0681.505.370.
Poppy traite vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement puisque nous déterminons les finalités et les moyens des activités de traitement.
Chez Poppy, nous mettons tout en œuvre pour protéger et traiter les données à caractère personnel qui nous sont confiées de manière conforme et transparente, plus particulièrement conformément au droit applicable, notamment au Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD ») et la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel ( « Loi sur la protection de la vie privée »).
La présente politique (« Politique de protection des données ») s'applique à toutes les personnes dont nous traitons les données à caractère personnel (« Personnes concernées » ou « vous »), telles que les clients, les visiteurs du Site Web et les utilisateurs de l'Application.
Les données personnelles sont toutes les informations qui permettent à Poppy de vous identifier en tant que personne physique. Avec la présente Politique de protection des données, nous souhaitons vous informer de la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel en tant que responsable du traitement lorsque nous exerçons nos activités ou lorsque vous visitez ce Site Web, utilisez l'Application ou conduisez un véhicule, et des raisons pour lesquelles nous le faisons, à qui nous transmettons ces informations, quels sont vos droits et à qui vous pouvez vous adresser pour obtenir de plus amples informations.
Nous obtenons vos données à caractère personnel directement auprès de vous lorsque vous vous inscrivez sur le Site Internet ou l'Application et que vous remplissez les champs qui requièrent certaines données à caractère personnel, rendant lesdites données immédiatement disponibles pour Poppy.
Nous pouvons également obtenir vos données à caractère personnel par le biais de votre utilisation de nos services, de notre Site Internet ou de notre Application ou lorsque vous êtes en contact avec notre service client.
Enfin, certaines données à caractère personnel sont reçues de sources externes, telles que les données relatives aux infractions au Code de la route fournies par la police, les données relatives aux amendes de stationnement fournies par les services municipaux chargés de la collecte des amendes de stationnement ou les données relatives aux exclusions d'assurance fournies par les compagnies d'assurance.
Les données à caractère personnel que nous collectons et que nous traitons peuvent inclure les catégories de données suivantes :
Données d’identification et coordonnées
Lorsque vous décidez de vous inscrire à nos services et de créer un compte sur notre Application, lorsque vous travaillez avec nous, lorsque vous achetez l'un de nos packs ou l'une de nos cartes-cadeaux en ligne, lorsque vous utilisez notre Application ou notre Site Web, lorsque vous nous envoyez un courrier électronique ou communiquez avec notre service client, vous nous fournissez certaines données à caractère personnel que nous collectons et traitons. Ces données comprennent votre nom, prénom, genre, langue, date et lieu de naissance, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone, adresse IP, coordonnées de l'entreprise, données de facturation, numéro de permis de conduire et sa photo, numéro de compte bancaire ou autres détails de paiement tels que le numéro de carte de crédit ou d'autres numéros de méthode de paiement, et la date d'expiration de la carte de crédit.
Données professionnelles
Lorsque vous postulez à un emploi chez Poppy, nous collectons des données personnelles privées et professionnelles telles que votre CV, votre statut professionnel, votre éducation, votre formation, vos diplômes, vos récompenses, votre lettre de motivation, vos loisirs, vos intérêts, votre situation financière, votre domaine de spécialisation, vos compétences professionnelles, etc.
Photos selfies
Nous traitons les données de vos photos selfie et utilisons une technologie de reconnaissance faciale (ou "3D liveness check") dans le cadre de l’une des options proposées comme processus de création de compte ou de vérification d'identité. Cette technologie implique un traitement de données biométriques pour nous aider à vérifier votre identité et à assurer la sécurité de l'accès à votre compte.
Le traitement est organisé de manière à minimiser l'utilisation des données des photos selfie à ce qui est strictement nécessaire pour la vérification du permis de conduire et est soumis à votre consentement préalable et explicite. Le stockage de ces données est soumis à des mesures de sécurité strictes et leur accès est limité à un nombre restreint d'employés de Poppy qui ont besoin de les utiliser dans l'exercice de leurs fonctions.
Le traitement des données relatives aux photos selfie est exclusivement utilisé pour lutter contre la fraude, l'usurpation d'identité et la conduite par des personnes non autorisées.
Données relatives à l’utilisation de nos véhicules
Lorsque vous décidez d'utiliser l'un de nos véhicules, vous nous fournissez certaines informations concernant leur état et leur utilisation. Nous collectons et traitons ces informations, qui peuvent inclure, sans s'y limiter, le type de véhicule que vous utilisez, le kilométrage du véhicule, la jauge de carburant, la durée de votre réservation et la distance que vous avez parcourue avec le véhicule. Ces données constituent des données à caractère personnel puisque nous sommes en mesure d'identifier l'utilisateur qui conduisait la voiture au moment où les données ont été générées.
En ce qui concerne nos voitures ou camionnettes partagées, Poppy a également mis en place un système de sécurité qui implique un traitement partiellement automatisé. Ce système informe les employés de Poppy lorsque la conduite de l'un de ses utilisateurs révèle des indicateurs de risques, présentant des risques pour le conducteur, mais aussi pour les autres usagers de la voie publique. Sur la base de ces informations et conformément aux directives internes définies par Poppy, Poppy peut décider d'activer le "Safety Mode". Une fois le "Safety Mode" activé, l'utilisateur est empêché de redémarrer le moteur une fois qu'il a été arrêté en position de stationnement. Ce "Safety Mode" n'est activé qu'après plusieurs avertissements envoyés à l'utilisateur, la détection répétée d'indicateurs de risques et un contrôle humain effectué par un employé de Poppy (réviseur).
Déclaration liée aux risques
Avant que vous puissiez utiliser nos voitures ou camionnettes partagées, Poppy vous posera plusieurs questions afin de permettre à la compagnie d'assurance d'évaluer le risque couvert par sa police d'assurance (par exemple, "votre permis de conduire a-t-il déjà été retiré dans le passé ?"). Il s'agit de données judiciaires. Ces données sont collectées par Poppy pour se conformer à son obligation légale en vertu de l'arrêté royal du 16 avril 2018 relatif aux conditions des contrats d'assurance obligatoire de pour la responsabilité en matière de véhicules automoteurs. En outre, la collecte de ces données est nécessaire à l'exécution par Poppy du contrat d'assurance conclu avec la compagnie d'assurance qui couvre ses véhicules. Ces données sont stockées de manière sécurisée et leur accès est limité à un nombre restreint d'employés de Poppy qui ont besoin de les utiliser dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions.
Données de localisation
Lorsque vous décidez d'utiliser notre Application sur un appareil mobile, vous pouvez décider si oui ou non l’Application peut utiliser votre géolocalisation (il est possible de désactiver l'option de géolocalisation dans les paramétrages de votre téléphone à tout moment). Cependant, lorsque vous décidez de réserver l'un de nos véhicules, vous êtes tenu d'activer cette localisation afin que nous puissions vous localiser, car vous devez vous trouver à une certaine distance du véhicule pour pouvoir le déverrouiller en toute sécurité. Nous ne vous localiserons que si l’Application est ouverte. Nous collectons également le kilométrage de la voiture avant et après son utilisation afin de calculer le prix de votre trajet, nous utilisons les données de localisation de la voiture pour vérifier qu'elle se trouve dans une zone où elle peut être verrouillée, pour garantir le respect des restrictions de stationnement public applicables et pour connaître l'emplacement de la voiture une fois la réservation terminée, afin que nous sachions où se trouvent nos voitures et que nous puissions signaler les voitures comme étant disponibles pour d'autres utilisateurs. Les villes qui autorisent Poppy à offrir ses services sur leur territoire exigent également des données anonymes sur les déplacements afin de recueillir des statistiques sur la mobilité qui serviront à définir les mesures réglementaires ultérieures relatives à la mobilité.
Poppy (ou ses sous-traitants) collecte, utilise et traite vos données conformément au RGPD et à la Loi belge sur la protection de la vie privée de la manière décrite dans la présente Politique de protection des données.
A. Pour visiter notre Site Web
Vous pouvez visiter notre Site Web et découvrir nos services sans avoir à nous fournir d'informations personnelles.
Toutefois, l'utilisation de certains cookies est nécessaire pour naviguer sur notre Site Web. Pour plus d'informations à ce sujet, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.
B. Pour communiquer avec vous
Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et de contact.
Finalité : Nous traitons ces données lorsque vous nous contactez via le système de chat de notre Site Web, par e-mail ou par tout autre moyen, afin de communiquer avec vous et répondre à vos questions.
Base légale : Le traitement de ces données est nécessaire pour répondre à vos questions et fournir le service demandé. Ces données sont donc essentielles à l'exécution de notre contrat ou de mesures précontractuelles. Sans elles, nous ne pouvons pas mener à bien notre mission.
Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant un an à compter du dernier contact si ces interactions n'ont donné lieu à aucun contrat/création d'un compte sur l'Application.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment nos prestataires de ticketing et d'emailing.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
C. Pour offrir un accès à notre service et créer un compte sur notre Application
Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification, vos coordonnées, votre langue, votre date de naissance, vos coordonnées bancaires, vos données de connexion, votre mot de passe à usage unique reçu par SMS, votre adresse IP, votre type d'appareil et la version de votre système d'exploitation.
Une fois votre compte créé, Poppy traitera vos données, telles que les données d'identification, les coordonnées et les données de localisation pour vous permettre de verrouiller/déverrouiller un véhicule, de calculer les coûts des services qui vous sont fournis par Poppy, de traiter les réservations de véhicules et de permettre l'utilisation de nos véhicules via notre Application.
Finalité : La création d'un compte sur notre Application vous permet d'accéder et de bénéficier de nos services de location de véhicules.
Base légale : Le traitement de ces données est nécessaire à la fourniture du service demandé. Ces données sont donc essentielles à l'exécution de notre contrat. Sans elles, nous ne pourrions pas mener à bien notre mission.
Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant 10 ans à compter de la dernière connexion à notre Application, à des fins fiscales et comptables ainsi que pour des raisons de responsabilité.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur, notre fournisseur d'outils de gestion de la relation client, notre fournisseur de services de paiements, notre fournisseur de service de ticketing ou notre fournisseur de services d'emailing.
Dans le cas où vous seriez auteur ou victime d'un accident de la circulation ou d'une infraction alors que vous utilisez une voiture Poppy, toutes les informations demandées par notre (nos) partenaire(s) d'assurance pour régler un éventuel sinistre seront partagées avec eux.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
D. Assurer le respect des exigences légales pour accéder aux services
D.1. S'assurer que vous êtes en âge d'utiliser nos services et que vous êtes titulaire d'un permis de conduire si nécessaire
Catégories de données à caractère personnel : nous traitons vos données d'identification et de contact, votre langue, votre date de naissance et/ou une photo de votre permis de conduire.
Finalité : Si vous souhaitez utiliser notre service de trottinettes électriques ou de vélos électriques, vous devez être âgé de 16 ans. Si vous souhaitez utiliser notre service de location de véhicules automoteurs de type B, vous devez être titulaire d'un permis de conduire valide.
Nous traitons vos données personnelles pour nous assurer que vous remplissez les conditions légales applicables au service que vous utilisez.
Base juridique : Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle Poppy est soumis.
L'article 4 de la loi du 15 mai 2022 modifiant l'arrêté royal du 1er décembre 1975 portant règlement général sur la police de la circulation routière et de l'usage de la voie publique, en ce qui concerne la réglementation des engins de déplacement stipule que l'utilisateur d'une trottinette doit être âgé de 16 ans.
L'article 18, 2° de l'arrêté royal du 23 mars 1998 relatif au permis de conduire stipule que l'âge minimum pour obtenir un permis de conduire est de 18 ans pour les catégories de véhicules A1, B, B+E, C1 et C1+E.
L'article 21 de la loi du 16 mars 1968 relative à la police de la circulation routière prévoit que nul ne peut conduire un véhicule à moteur sur la voie publique s'il n'est pas titulaire d'un permis de conduire. En outre, l'article 32 de la même loi punit d'une amende pouvant aller jusqu'à 1000 euros quiconque confie sciemment un véhicule à moteur à une personne qui n’est pas titulaire d'un permis de conduire.
Les licences d’exploitation accordées par les villes dans lesquelles opère Poppy lui imposent également de contrôler le respect des conditions d’accès aux services.
Le traitement est également nécessaire à l'exécution du contrat, Poppy imposant un âge minimum de 16 ans pour la conduite de ses vélos électriques.
Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant 10 ans à compter de votre dernière connexion à notre Application, à des fins fiscales et comptables ainsi que pour des raisons de responsabilité.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre infrastructure d'hébergement et notre prestataire de services d'identification et de validation du permis de conduire.
Ces données peuvent être transmises à notre compagnie d'assurance à des fins d'audit et de contrôle de conformité effectués par la compagnie d'assurance.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
D.2. Pour vérifier votre identité (en tant que titulaire d'un permis de conduire, le cas échéant)
Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et de contact, mais aussi votre permis de conduire et sa photo ainsi que votre photo-selfie pour vérifier votre identité. À cette fin, nous pourrions traiter des données biométriques (photo-selfie) à condition d’avoir obtenu préalablement votre consentement explicite, dans le but de vérifier l'identité de chaque personne physique souhaitant utiliser nos services qui nécessitent un permis de conduire valide.
Finalité : Si vous souhaitez utiliser notre service de location de véhicules automoteurs de type B, nous traitons vos données afin de vérifier que vous êtes titulaire d'un permis de conduire. Cette vérification peut se faire par différents moyens.
Base juridique : Le traitement de vos données est basé sur votre consentement explicite (art. 6, §1, a) et 9, §§ 1 et 2, a) du RGPD).
Lors de la création d'un compte et uniquement si vous donnez votre consentement explicite à ce traitement spécifique, il vous sera demandé de fournir une photo de votre permis de conduire et de prendre plusieurs photos de vous en selfie pour ce que l'on appelle un « 3D liveness check ». Un système de traitement automatisé est ensuite utilisé pour vérifier la correspondance entre le permis de conduire et les photos selfie afin de s'assurer qu'’ils appartiennent à la même personne.
En cas de doute sur l'identité de la personne qui utilise un certain compte, un nouveau contrôle « 3D liveness check » peut également être demandé à la personne qui utilise ce compte avant qu'elle ne puisse utiliser les services de Poppy pour s'assurer que c'est bien la personne qui a enregistré le compte qui souhaite maintenant l’utiliser.
Si ce traitement automatisé échoue ou n'atteint pas un niveau de certitude suffisant, un contrôle sera effectué par un employé de Poppy.
Si vous ne consentez pas au traitement automatisé comparant vos données de photos selfie à la photo de votre permis de conduire, une solution alternative d'identification manuelle vous est proposée, sans restriction de service ni coût supplémentaire. Nous suivrons alors votre demande par e-mail et reviendrons vers vous. Dans ce cas, la photo de votre permis de conduire ainsi qu'une photo de vous tenant votre permis de conduire sont vérifiés par l'un des employés de Poppy. Cet employé vérifiera que la personne figurant sur la photo du permis de conduire et celle figurant sur la photo selfie sont les mêmes. Si tel est le cas, votre identité sera confirmée et votre compte sera validé.
Vous pouvez également choisir de ne pas envoyer de données biométriques ou de photos à Poppy. Dans ce cas, vous avez toujours la possibilité de vous abonner à nos services de trottinettes électriques et vélos électriques.
Si vous avez donné votre consentement explicite au traitement de vos données biométriques ou si vous avez opté pour une vérification manuelle de votre identité, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en envoyant un courrier électronique à privacy@poppy.be.
Durée de conservation : Dans tous les cas, les photos selfie seront conservées pendant un an après la vérification de votre identité. Si les photos selfie sont supprimées et qu'une nouvelle vérification d'identité est nécessaire, de nouvelles photos selfie seront demandées et comparées au permis de conduire.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur et notre prestataire de services d'identification et de validation des permis de conduire.
Pour les photos selfies, nous travaillons avec Sumsub, notre sous-traitant pour cette activité de traitement des données. Sumsub est une société qui fournit une plateforme technique et juridique tout-en-un pour la vérification d'identité de l’utilisateur. La plateforme Sumsub nous permet de rationaliser le processus de vérification de l'identité de nos utilisateurs, de nous assurer que nous sommes en conformité avec les différentes réglementations et de nous aider à prévenir les activités frauduleuses. Sumsub utilise une combinaison d'apprentissage automatique et d'expertise humaine pour analyser les documents et les données biométriques des utilisateurs, fournissant ainsi une méthode sûre et efficace de vérification de l'identité. Le traitement est organisé de manière à minimiser l'utilisation des données de photo selfie à ce qui est strictement nécessaire pour la vérification du permis de conduire. Le stockage de ces données est soumis à des mesures de sécurité strictes et leur accès est limité à un nombre restreint d'employés de Poppy qui ont besoin de les utiliser dans l'exercice de leurs fonctions.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier, en cas de litige.
E. Empêcher l'utilisation du service par des utilisateurs indésirables
Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et de contact pour empêcher la création d'un compte par un utilisateur indésirable.
Finalité : Nous traiterons vos données pour vérifier que vous respectez nos conditions générales (c'est-à-dire le contrat qui existe entre vous et Poppy), notamment sur les différentes interdictions d'utilisation de nos véhicules.
En effet, Poppy peut interdire à un ancien utilisateur de louer ses véhicules ou de créer un nouveau compte sur l'Application après que son ancien compte ait été résilié par Poppy pour l'une des raisons suivantes : incidents de paiement, accidents de la circulation, dégradations ou incivilités répétées envers nos employés, utilisation frauduleuse du service, utilisation de nos véhicules en violation des conditions générales de location.
Base légitime : Le traitement de ces données est basé sur l'intérêt légitime de Poppy à prévenir l'utilisation frauduleuse de notre service, à protéger nos propres droits, nos employés et notre flotte afin que nous puissions continuer à offrir notre service aux utilisateurs respectueux des règles.
Vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur nos intérêts légitimes. Toutefois, vous pouvez toujours exercer votre droit d'opposition (cf. Point 9 ci-dessous de la présente Politique de protection des données), à tout moment et gratuitement, si vous estimez que vos droits prévalent sur nos intérêts légitimes.
Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant la durée durant laquelle vous perdez l'accès aux services de Poppy, soit :
· 8 mois en cas d'indicateurs de risques ne déclenchant pas le « Safety Mode » ;
· 1 an en cas d'indicateurs de risques déclenchant le « Safety Mode » ;
· 3 ans en cas d'accident pour lequel l’utilisateur est responsable ;
· 5 ans en cas de perte totale pour laquelle l’utilisateur est responsable ou en cas de fraude.
En cas de litige, ces données sont conservées jusqu'à la fin du litige.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur, notre prestataire de service d'emailing, notre prestataire de service de ticketing, notre prestataire d'outils de gestion de la relation client et notre prestataire de services d'identification et de validation du permis de conduire.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
F. Se conformer aux exigences légales en matière d’assurance obligatoire
Catégories de données : Lors de la création d'un compte, nous traitons vos données d’identification et coordonnées, photo de votre permis de conduire et vos déclarations sur l’honneur relatives au risque de retrait de permis de conduire ou de condamnation pour conduite dangereuse, ce qui constitue des données judiciaires.
Notre assurance exige des informations telles qu'une copie de votre permis de conduire et des informations sur un éventuel retrait de ce permis dans le passé (données judiciaires).
Ces données sont collectées pour vous fournir une couverture d'assurance lorsque vous conduisez les véhicules de Poppy, comme l'exige la loi et conformément aux conditions générales du contrat d'assurance.
Finalité : La finalité du traitement est de permettre à Poppy de pouvoir contracter une assurance pour l'ensemble de sa flotte, ce qui constitue une obligation légale ainsi qu'une obligation contractuelle imposée à Poppy par sa compagnie d'assurance.
Base juridique : Le traitement du permis de conduire est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle Poppy est soumise.
En effet, la loi du 21 novembre 1968 relative à l'assurance obligatoire de la responsabilité en matière de véhicules automoteurs exige que tous ces véhicules soient assurés. En tant que propriétaire, Poppy est obligée d'assurer ses voitures. Les compagnies d'assurance ont besoin de ces informations pour accepter de couvrir la responsabilité personnelle du conducteur du véhicule de Poppy, comme l'exige la loi.
En outre, l'article 1.1 du contrat d'assurance entre Poppy et AXA ("Contrat d'assurance pour la Flotte n°75530") stipule comme condition pour la couverture d'assurance, que le preneur d'assurance n'acceptera un conducteur autorisé qu'après avoir obtenu une copie du permis de conduire européen de type B valide du "conducteur autorisé".
Poppy doit donc collecter ces informations et les transmettre à la compagnie d'assurance qui assure la voiture, afin de se conformer à la loi sur l'assurance automobile obligatoire.
Poppy a également l'obligation légale de collecter des informations pour évaluer le risque couvert par la police d'assurance (par exemple, "votre permis de conduire a-t-il déjà été retiré dans le passé ?"). Il s'agit de données judiciaires. Ces données sont collectées par Poppy pour se conformer à son obligation légale en vertu de l'arrêté royal du 16 avril 2018 relatif aux conditions minimales des contrats d'assurance obligatoire de la responsabilité en matière de véhicules automoteurs. En outre, la collecte de ces données est nécessaire à l'exécution par Poppy du contrat d'assurance conclu avec la compagnie d'assurance qui couvre ses véhicules. En effet, l’article 1.1 du contrat impose à Poppy de poser ces questions.
Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant 10 ans à compter de votre dernière connexion sur notre Application, à des fins fiscales et comptables ainsi que pour des raisons de responsabilité.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, selon nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, y compris notre infrastructure d'hébergement, notre fournisseur de services d'emailing et notre fournisseur de services de ticketing.
Les données peuvent également être partagées avec la compagnie d'assurance à des fins d'évaluation des risques et d'audit/contrôle.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
G. Gestion de notre relation contractuelle
Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et de contact, mais aussi vos données de facturation et de localisation.
Finalité : Vos données sont utilisées à des fins de facturation et de récupération, ou pour vous informer des modifications apportées au contrat ou à la Politique de protection des données (y compris les nouvelles finalités).
Base juridique : Le traitement de ces données est nécessaire à la fourniture du service demandé. Ces données sont donc essentielles à l'exécution de notre contrat. Sans elles, nous ne pouvons pas mener à bien notre mission.
Durée de conservation : Vos données seront conservées pendant 10 ans à compter de votre dernière connexion à notre Application, à des fins fiscales et comptables ainsi que pour des raisons de responsabilité.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur, notre fournisseur d'outils de gestion de la relation client, notre prestataire de services de paiements, notre fournisseur de services d'emailing, notre fournisseur de services de ticketing, notre solution de comptabilité et notre solution de recouvrement de créances.
Les données sont transmises aux autorités fiscales et à notre comptable ou service de recouvrement. Elles peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice en cas de litige.
H. Promouvoir nos services
Catégories de données : Nous traitons vos données de contact (adresse e-mail) ainsi que des données relatives à l'utilisation de notre Application ou notre Site Web.
Finalité : Nous traitons ces données pour vous informer sur les services de Poppy et ainsi vous tenir informé de nos fonctionnalités, services et actualités.
Base juridique : Le traitement de vos données personnelles à des fins de distribution de notre newsletter et de nos activités de marketing est basé sur nos intérêts légitimes (et, en partie, nous pensons, sur les intérêts de l'utilisateur). L'utilisateur peut ainsi rester informé des événements, produits et services à venir de Poppy et des améliorations que nous apportons.
Durée de conservation : Nous conservons vos données de contact à cette fin jusqu'à ce que vous nous demandiez d'arrêter, mais en tout état de cause pas plus de cinq ans après la dernière interaction avec Poppy.
Vous pouvez à tout moment nous informer que vous ne souhaitez plus recevoir de publicités ou newsletter. Il vous suffit de nous envoyer un e-mail à privacy@poppy.be ou de cliquer sur le lien de désinscription figurant au bas de toute communication électronique que nous vous envoyons à cette fin.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur, notre fournisseur d'outils de gestion de la relation client, notre fournisseur de services d'emailing, nos solutions d'analyse et nos créateurs de formulaires de feedback.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
I. Pour vous permettre d'exercer vos droits
Catégories de données : Nous traitons vos nom, prénom, demande et la preuve de l'action entreprise par Poppy suite à la demande.
Finalités : Lorsque vous exercez les droits qui vous sont conférés par le RGPD et décrits dans la présente Politique de protection des données (droit d'accès, de rectification, etc.), nous conservons les données strictement nécessaires pour prouver que nous avons bien pris les mesures utiles.
Base légale : La conservation de ces données découle de l'obligation légale imposée par l'article 5.2 du RGPD, à savoir le devoir d'accountability.
Durée de conservation : Vos données sont conservées aussi longtemps que notre responsabilité pourrait être engagée en cas de non-respect des demandes d’exercice des droits, c'est-à-dire au maximum 10 ans après votre dernière interaction avec Poppy.
Destinataires : Ces données ne sont transmises à aucun destinataire autre que l'autorité de protection des données, et notre hébergeur, notre prestataire de service d'emailing et notre prestataire de service de ticketing.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
J. Gestion de nos comptes sur les réseaux sociaux
Catégories de données : Nous pouvons traiter des données liées à votre compte, des données liées au partage de contenu ou à vos interactions avec d'autres personnes.
Finalités : Les données que vous communiquez lors de la visite de nos comptes sur les réseaux sociaux sont ou peuvent être traitées conjointement par le fournisseur du réseau social et Poppy pour les finalités suivantes :
· la collecte de certaines données à l'aide de cookies ;
· l’obtention des statistiques sur l'audience de la page.
Base légale : Ces données ne seront traitées par Poppy dans le cadre de son intérêt légitime à obtenir des statistiques sur les visiteurs de sa page et afin de promouvoir sa page de manière appropriée. Les statistiques d'audience établies par le réseau social ne sont transmises à Poppy que sous une forme anonymisée.
Durée de conservation : Ces données sont ou peuvent être traitées tant que nos comptes sur ces réseaux sociaux existent et tant que vous les visitez.
La politique de protection des données de chaque réseau social peut être consultée en cliquant sur les liens suivants :
- Twitter,
- Youtube,
- Linkedin.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur et nos solutions d'analyse.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
K. Postuler à un emploi chez Poppy
Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et de contact ainsi que vos données professionnelles.
Finalité : Si vous nous envoyez une candidature spontanée ou répondez à une offre d'emploi émise par Poppy, vos données seront traitées à votre demande afin d'évaluer la possibilité d'une relation contractuelle.
Base juridique : Le traitement est nécessaire pour prendre des mesures précontractuelles, à la demande de la personne concernée.
Durée de conservation : Les données que vous nous fournissez dans le cadre d'une demande d'emploi seront supprimées dans les 6 mois suivant la fin du processus de sélection.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, y compris nos services de recrutement et chasseurs de têtes et services de gestion des candidatures.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
L. Respecter les obligations légales et les demandes des autorités
Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification et les données relatives à votre utilisation des services de Poppy (date et heure du trajet, point de départ et point d'arrivée).
Finalité : Dans le cas où Poppy reçoit une demande des services de police ou d'autres organismes chargés de l'application de la loi et lorsque cette demande est légitime (par exemple concernant des violations du code de la route ou des infractions commises avec nos véhicules), vos données personnelles seront partagées avec le service de police ou les organismes chargés de l'application de la loi concernés.
Nous pouvons également traiter vos données pour nous conformer à la loi, pour remplir tous les documents légalement obligatoires dans chaque pays/région où soit vous soit Poppy êtes actif.
Base juridique : Le traitement est nécessaire pour que Poppy se conforme à une obligation légale, y compris l'obligation prévue à l'article 67ter de la loi du 16 mars 1968 relative à la police de la circulation routière.
Période de conservation : Nous conservons vos données aussi longtemps que notre responsabilité pourrait être engagée en cas de non-respect des demandes, c'est-à-dire pendant 10 ans maximum.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, y compris notre fournisseur de services d'hébergement et notre fournisseur de service d’emailing.
Les données peuvent également être partagées avec la police et d'autres autorités publiques chargées de l'application des règles régissant l'utilisation d'un véhicule sur la voie publique.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
M. Gestion des risques et promotion des pratiques de conduite sûres et sécurisées
Catégories de données : Nous traitons vos données d'identification, mais aussi des données relatives à l'état du véhicule, des données de localisation et des données sur les risques engendrés par les indicateurs de risques identifiés lors de vos trajets.
Finalité : Nous traitons des données à caractère personnel telles que vos données d'identification et les indicateurs de risques détectés afin de prévenir les accidents potentiels (vitesse excessive, brusque changement de direction, etc.) et la mise en œuvre du « Safety Mode » (si pertinent). Le « Safety Mode » est un système de sécurité partiellement automatisé qui informe Poppy lorsque les paramètres du véhicule relèvent des indicateurs de risques durant un trajet. Sur base de ces informations, un employé de Poppy peut décider d’activer le Safety Mode qui va bloquer toute utilisation ultérieure d'un véhicule une fois que ce dernier est garé et que le moteur est coupé.
Base juridique : Le traitement est nécessaire à la poursuite de l'intérêt légitime de Poppy d'éviter des dommages à ses biens, mais avant tout de protéger l'intégrité physique des conducteurs, des passagers et de tous les usagers de la route et de réduire le nombre d'accidents, et pour se conformer à l'obligation de prendre des mesures pour promouvoir une conduite sûre par les utilisateurs (obligation des accords de licences avec les villes dans lesquelles Poppy opère).
Durée de conservation : Lorsque le « Safety Mode » n’est pas activé, les données relatives à la conduite de l'utilisateur sont supprimées 12 mois à compter de la fin de la session.
Toutefois, les données seront conservées tant qu'une limitation de votre accès aux services de Poppy est appliquée, soit au moins :
· 8 mois en cas d’indicateurs de risques ne déclenchant pas le « Safety Mode » ;
· 1 an en cas d’indicateurs de risques déclenchant le « Safety Mode » ;
· 3 ans en cas d'accident pour lequel l’utilisateur est responsable ;
· 5 ans en cas de perte totale pour laquelle l’utilisateur est responsable ou en cas de fraude.
En cas de litige, ces données sont conservées jusqu'à la fin du litige.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur, notre fournisseur d'outils de gestion de la relation client, notre fournisseur de services d'emailing et notre fournisseur de services de billetterie.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
N. Améliorer nos services
Catégories de données : Nous traitons les données relatives à votre utilisation de notre Application et de nos services, y compris les informations statistiques sur la localisation des utilisateurs qui ont ouvert l'Application, mais n'ont pas finalisé de réservation.
Lorsque vous décidez de nous fournir des informations supplémentaires sous la forme d'une enquête ou d'utiliser l'un de nos services, vous nous fournissez des données précieuses. Ces données seront traitées dans un format agrégé et resteront anonymes (par exemple, le nombre de trajets effectués entre différentes villes par les utilisateurs plutôt que l'utilisateur qui effectue ces trajets). Ce traitement nous aidera à mieux comprendre les besoins de nos utilisateurs et à améliorer nos services.
Objectif : Le traitement d'informations statistiques sur l'utilisation de notre Application et de nos services nous permet d'améliorer nos services.
Par exemple, en analysant les endroits où les utilisateurs ouvrent l'Application, mais ne finalisent pas leur commande, nous pouvons considérer qu’il y a potentiellement à cet endroit une demande non satisfaite de véhicules. Cependant, ces données sont obtenues par Poppy sous une forme anonyme et à des fins statistiques uniquement.
Base juridique : Ce traitement est justifié par l'intérêt légitime de Poppy à améliorer l'efficacité de ses services. La personne concernée est informée de ce traitement et peut s'y opposer.
Durée de conservation : Les données statistiques ne sont conservées que sous forme anonyme. Aucune durée de conservation spécifique ne s'applique.
Destinataires : Les données peuvent être traitées, sur nos instructions, par nos sous-traitants identifiés au point 6 ci-dessous, notamment notre hébergeur, notre fournisseur de solutions d'analyse et notre créateur de formulaires de feedback.
Les données peuvent également être transmises à notre avocat et/ou huissier de justice, en cas de litige.
Vos données peuvent être traitées par :
- notre hébergeur
- notre fournisseur d’outils de gestion de la relation client (CRM)
- notre fournisseur de solutions comptables
- notre fournisseur de solutions de recouvrement de créances
- notre fournisseur de solutions d'identification et de validation des permis de conduire
- notre fournisseur de services d'e-mailing
- notre service de service de ticketing pour les clients
- des services de recrutement et des chasseurs de têtes
- notre fournisseur de services de gestion des candidatures
- notre fournisseur de solutions d'analyse
- notre prestataire de création de formulaires de feedback.
Ces prestataires de services traitent les données aux fins strictement nécessaires pour se conformer aux instructions que nous leur envoyons. Ils agissent à cet égard en tant que sous-traitants. Afin d'assurer une protection optimale des données à caractère personnel de nos clients, nous avons pris les dispositions contractuelles nécessaires avec ces sous-traitants pour nous assurer qu'ils appliquent les normes les plus strictes en matière de protection de la vie privée. En tout état de cause, ces sous-traitants sont tenus de garantir la sécurité et la confidentialité des données à caractère personnel. Par conséquent, un accord de sous-traitance est systématiquement signé conformément à l'article 28 du RGPD.
Un sous-traitant est la personne physique ou morale qui traite vos données à caractère personnel à la demande et pour le compte du responsable du traitement. Le sous-traitant est tenu d'assurer la sécurité et la confidentialité des données. Le sous-traitant agit toujours selon les instructions du responsable du traitement.
Nous pouvons également transmettre vos données à caractère personnel à d’autres parties tierces qui les traitent pour leurs finalités propres (en tant que responsables de traitement distincts de Poppy), telles que :
- des plateformes tierces. Si vous utilisez Poppy par l'intermédiaire d'une plateforme tierce (telle que Skipr), certaines de vos données personnelles peuvent être transférées à ladite tierce partie pour l'exécution du contrat que vous avez conclu avec ladite tierce partie.
- nos conseils et huissiers, dans le cadre de la défense de nos droits (en particulier en cas de litige)
- les compagnies d’assurances couvrant l’usage des véhicules mis à disposition par Poppy
- la police et les autres autorités publiques compétentes, en cas de demande relative à de possibles infractions commises en lien avec l’usage des véhicules mis à disposition par Poppy
Poppy protège la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos données à caractère personnel. Nous utilisons diverses mesures de sécurité technologiques, organisationnelles, contractuelles et procédurales afin de protéger vos données à caractère personnel contre la perte, l'utilisation abusive, l'altération ou la destruction, y compris le cryptage et les mesures de contrôle d'accès logique et physique.
Vos données sont principalement stockées sur des serveurs situés dans l'Espace économique européen.
Si nécessaire, dans certaines circonstances, vos données peuvent être transférées vers un pays situé en dehors de l'Espace économique européen. Dans ce cas, nous veillerons à ce que les destinataires soient tenus de respecter les mêmes normes de protection des données que dans l'UE au moyen de clauses contractuelles types telles qu'éditées par la Commission européenne, avec des mesures de sécurité supplémentaires si nécessaire.
Vous disposez de plusieurs droits concernant les données à caractère personnel que nous traitons. En particulier :
Pour plus d'informations sur vos droits : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-mes-droits-
Vous pouvez exercer ces droits en envoyant un e-mail à privacy@poppy.be.
En outre, si vous pensez que Poppy n'a pas agi conformément à la législation concernant le traitement des données à caractère personnel, vous pouvez déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données (Autorité de protection des données, rue de la Presse, 35, 1000, Bruxelles, +32 (0)2 274 48 00, contact@apd-gba.be).
Si vous avez des questions concernant la présente Politique de protection des données, vous pouvez nous contacter :
Nous pouvons modifier cette Politique de protection des données à tout moment. Afin de vous tenir informé de la dernière modification de cette Politique de protection des données, nous adapterons la date de révision à chaque fois qu'elle sera modifiée. La Politique de protection des données modifiée entrera en vigueur à partir de cette date.
Veuillez consulter régulièrement cette page pour vous tenir informé des modifications et/ou ajouts.
Nous vous informerons également de manière proactive des modifications importantes apportées à la Politique de protection des données, par courrier électronique ou par le biais d'une fenêtre contextuelle sur notre Application et sur notre Site Web.
La Politique de protection des données de Poppy est disponible en plusieurs langues. En cas de différences de contenu entre les versions, la version anglaise prévaudra.
Notre Site Web contient des hyperliens vers des sites web de tiers et des informations les concernant. Nous n'avons aucun contrôle sur ces sites et ne sommes pas responsables de leur politique de protection des données, que nous vous invitons à consulter.
La présente Politique de protection des données est régie et interprétée conformément à la législation belge exclusivement, applicable à tout litige éventuel.
En cas de litige, les parties tenteront de le résoudre à l'amiable. En cas d'échec de la résolution à l'amiable, les tribunaux compétents seront les tribunaux belges, soit du lieu de résidence de la personne concernée, soit les tribunaux de Bruxelles.